ATS для кадровых агентств: 5 болей, из-за которых теряются клиенты

Кандидат откликнулся утром, а к обеду уже вышел на собеседование к другому работодателю. Для кадрового агентства это не редкость, а обычный будний день: пока рекрутёр разбирает вчерашние отклики, лучшие кандидаты уходят, а заказчик спрашивает, почему по его вакансии тишина. Системе для кадрового агентства нужно закрывать пять задач: быстро отвечать на отклики, вести вакансии нескольких клиентов в одном месте, показывать заказчику только то, что ему можно, держать под рукой собственную базу и считать результат по каждому клиенту. Ниже разбираем, как с этим справляется HRStream.

Почему агентства теряют кандидатов в первые дни

По опросу hh.ru среди 2,2 тысячи специалистов (октябрь 2023), 40% соискателей теряют интерес к вакансии, если работодатель не ответил в течение трёх дней. Среди откликнувшихся на розничные вакансии и вакансии в продажах не готовы ждать дольше трёх дней 54%, в администрации и логистике — 50%. Опрос проводился на российском рынке и отражает мнение соискателей, но для массового подбора в Казахстане и Узбекистане картина узнаваема.

Агентству приходится тяжелее, чем штатному HR. У него десятки вакансий разных заказчиков идут параллельно, отклики приходят с нескольких площадок и из мессенджеров, а рекрутёров на всё не хватает. Типичные потери при массовом наборе разобраны в статье 5 ошибок при массовом найме. Для агентства они выливаются в потерянную вакансию и недовольного заказчика.

Пять болей агентства и чем на них отвечает HRStream

Агентская модель: клиенты, вакансии и вознаграждение в одном месте

В настройках организации выбирается тип «Кадровое агентство». После этого в меню появляется раздел «Клиенты», а вакансии привязываются к заказчику.

Карточка клиента

• Название, юрлицо, БИН или ИНН, страна (Казахстан, Россия, Узбекистан), город, сайт, отрасль и логотип.
• Статус клиента: лид, активный, на паузе, бывший. Архив для тех, с кем работа закончена.
• Аккаунт-менеджер, который отвечает за клиента.
• Контактные лица заказчика: ФИО, должность, email, телефон, основной контакт.

Условия сотрудничества и плейсменты

В карточке клиента фиксируются условия: вознаграждение процентом от оклада или годового дохода либо фиксированной суммой, валюта, гарантийный срок замены, срок оплаты, данные договора. Каждый найм по вакансии клиента попадает в плейсменты со статусами «Ожидается», «Счёт выставлен», «Оплачено», «Отменено», «Возврат». Рекрутёр отмечает даты счёта и оплаты, а система хранит гарантийный срок и помечает случаи, когда кандидат ушёл в гарантийный период. Финансовые поля видят владелец, администратор и рекрутёр, но не заказчик.

Вакансии по клиентам

Создавая вакансию, рекрутёр выбирает клиента из списка или заводит нового прямо в форме. В списке вакансий есть фильтр «Клиент» и режим «Группировать по клиентам», поэтому вакансии десяти заказчиков не смешиваются. Новую вакансию можно создать на основе существующей: этапы воронки и поля копируются, остаётся поправить детали. Для нескольких одинаковых позиций подойдёт мультивакансия с планом найма и дедлайном.

Заказчик может сам прислать запрос через «Заявку на подбор» с согласованием, а рекрутёр превращает её в вакансию.

Заказчик в системе: видит нужное, не видит лишнего

У заказчика есть собственная роль. Её привязывают к контактному лицу клиента, и человек видит вакансии и кандидатов только своей компании. Привязку делает владелец, администратор или аккаунт-менеджер клиента, и каждое изменение записывается в журнал аудита.

• Решения по кандидату. Заказчик может предложить пригласить на интервью, перевести на следующий этап, сделать оффер, оставить в резерве, запросить информацию или отказать. Рекрутёры получают уведомление, а этап воронки двигает агентство.
• Конфиденциальность. Для агентства по умолчанию скрываются телефон, email, мессенджеры, ссылки на профили, исходный файл резюме, переписки и транскрипты, а также зарплата кандидата. ФИО, опыт, навыки и оценки видны. Настройку можно изменить для отдельной вакансии, а правки пишутся в историю изменений.
• Единая воронка. В стандартной воронке есть этапы «Представлен заказчику», «Финальное интервью», «Выставлен оффер», «Оффер принят», «Выход на работу». На них же строится аналитика по клиентам.

Контакты остаются у агентства, а заказчик видит профиль и выбирает. Для сервиса, чья ценность в базе кандидатов и в работе рекрутёров, это важное условие.

Массовый подбор: ответить всем, пока они не ушли

В массовом найме (продавцы, курьеры, кладовщики, операторы колл-центров) побеждает тот, кто начал разговор первым. HRStream строит этот разговор по сценарию вакансии.

1. Отклики попадают в одну воронку с HeadHunter, OLX, Avito, карьерной страницы, из мессенджеров и по ссылке. Что с интеграциями на разных площадках, мы разбирали в материалах про чат HeadHunter, OLX и Avito.
2. AI проводит первичное интервью по сценарию: опыт, график, район, сроки выхода. Каналы: WhatsApp, Telegram, MAX, веб-чат, email, HeadHunter, OLX и Avito. Подробнее про WhatsApp и веб-чат по одной ссылке.
3. Кандидат задаёт вопросы про оплату, график и адрес, и бот отвечает из базы знаний вакансии. Если ответа нет, вопрос уходит рекрутёру.
4. Массовый запуск. Накопившиеся отклики можно отправить на интервью пакетом, не открывая каждую карточку.
5. Автопродвижение. По правилам воронки прошедшие идут дальше, остальные получают отказ, а рекрутёр начинает день со списка людей, которых стоит пригласить.

Резюме можно загружать пакетом в форматах PDF, DOCX и DOC, а AI-скрининг оценивает соответствие вакансии. Как это работает, описано в статье про AI-скрининг кандидатов. Дубли система находит и предлагает объединить, а рекрутёр подтверждает слияние, в том числе для нескольких пар сразу.

Экспертный подбор: меньше людей, выше цена ошибки

Для руководителя отдела или редкого специалиста автоматизировать нужно не переписку, а поиск и качество решения.

• Холодный поиск. Единое рабочее место, где рекрутёр ищет и по своей базе, и по HeadHunter, импортирует кандидатов и видит возможные дубли. Профили показываются анонимно, контакт открывается отдельным действием. Подробнее о поиске в интеграции с HeadHunter.
• Своя база как актив. Кандидаты, которые не подошли на одну вакансию, остаются в системе. Метки помогают собирать их по навыкам и отраслям, а поиск по своей базе делает «серебряных призёров» доступными для следующего заказа. По оценке аналитика Forrester, которую приводит SHRM, такие кандидаты нередко на 70% и больше подходят под новую вакансию. Это экспертная оценка, а не замер, но направление понятно.
• Портрет кандидата. Для вакансии задаются критерии, и оценка идёт по каждому из них, а не одним числом.
• Интервью и оффер. Планирование интервью онлайн и офлайн с Google Meet, Zoom и Microsoft Teams, календарь команды, офферы по шаблонам с отправкой по email и статусами.
• Работа заказчика. Комментарии к кандидату и решения заказчика собираются в карточке, а не в трёх чатах и почте.

Аналитика: от «кажется, работаем хорошо» к цифрам по клиенту

В разделе «Аналитика» собраны отчёты по найму. Для агентства важны три группы.

Отчёт «Клиенты»

По каждому заказчику показываются:

• активные вакансии, наймы и доля вакансий, закрытых наймом;
• время до найма и время до первого представления кандидата заказчику;
• представления, которые ждут решения заказчика, и «зависшие» вакансии без новых кандидатов;
• конверсия «представление → интервью → оффер», принятие оффера и число представлений на один найм;
• ожидаемая, выставленная и оплаченная выручка (её видят только владелец, администратор и рекрутёр);
• воронка вех и тренд по месяцам.

Метрика «Ждут решения заказчика» — рабочий аргумент в разговоре: если задержка на стороне клиента, это видно в цифрах.

Команда рекрутёров

Отчёты «Активность рекрутеров» (перемещения, комментарии, отказы) и «Загрузка рекрутеров» (распределение вакансий, скорость обработки, динамика) помогают выровнять нагрузку и понять, кому нужна помощь. «NPS рекрутеров» собирает оценку работы от нанимающих менеджеров. О ролях и доступах читайте в статье про управление командой рекрутёров.

Источники и причины

«Источники резюме» и «Источники найма» показывают, какие каналы приводят нанятых людей. «Отказы» раскрывают причины и этапы, на которых вы теряете кандидатов. Отдельные отчёты есть по OLX и карьерной странице, а «Мультивакансии» показывают прогресс групповых наборов.

Все отчёты фильтруются по периоду, вакансиям, рекрутёрам, воронке, этапу, причине отказа и клиенту. Фильтры можно сохранить, для многих отчётов доступен экспорт в Excel.

Командная работа без потерянных договорённостей

• Шесть ролей: владелец, администратор, рекрутёр, заказчик, наблюдатель, сотрудник. Рекрутёр видит вакансии, где он ответственный, замещающий или наблюдатель.
• Единый мессенджер: переписка с кандидатами из всех каналов в одном окне, ответ уходит в тот же канал. Подробнее в статье про омниканальный мессенджер.
• Уведомления, комментарии, согласования и журнал изменений.
• Проекты с доской, таблицей и диаграммой Ганта для внутренних задач, например запуска набора под нового клиента.

Как начать: чек-лист агентства

1. Выберите тип «Кадровое агентство» в настройках организации.
2. Заведите клиентов, добавьте контактных лиц, условия и аккаунт-менеджера.
3. Привяжите вакансии к клиентам и проверьте, что в воронке есть этап «Представлен заказчику».
4. Подключите площадки и мессенджеры, подготовьте сценарий интервью и базу знаний для массовых вакансий.
5. Выдайте заказчикам роль и проверьте, что контакты и зарплата скрыты нужным образом.
6. Через две недели откройте отчёт «Клиенты» и посмотрите, где вакансии зависают и кто принимает решения медленнее всех.

Если вы выбираете систему, общий обзор требований есть в руководстве по ATS-системам.

Частые вопросы